Por que temos a obrigação de guarda?
Pessoas Físicas e Jurídicas devem manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, de todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal ou prova de cumprimento de obrigações (contratuais ou públicas).
Quando começam a contar os prazos de guarda?
Embora exista na legislação vigente a regra geral para guarda de livros e documentos, prazos relativos a guarda de documentos previdenciários, comerciais e fiscais, são por vezes são conflitantes, e por outras omissas. Nossa indicação de prazos, abaixo sugeridas, não é definitivas – apenas uma sugestão baseada na prática contábil jurídica.
=> Regra geral
I) Comercial e fiscal: conforme o disposto no artigo 173 do Código Tributário Nacional, a Fazenda Pública conta com o prazo prescricional de 05 (cinco) anos , para constituir (lançamento em “Dívida Ativa”) e efetuar execução fiscal do crédito tributário:
- Desde o primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o crédito poderia ter sido constituído; ou
- Desde a data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, a constituição de crédito anteriormente efetuado.
II) Previdenciária: conforme o disposto na Lei nº 8.212/91, a forma de início de contagem é a mesma disciplinada pelo CTN (art. 173), mas o prazo prescricional da Previdência Social, que terá direito de apurar e constituir seus créditos, só se esgota em 10 (dez) anos .
III) Trabalhista
Direito Individual: O prazo de prescricional previsto é de 05 (cinco) anos para os trabalhadores rurais e urbanos, e com o limite de 02 (dois) anos para formalização de reclamação (artigo 11 da CLT).
A contagem do primeiro retroage, ou seja, os documentos pertinentes à guarda e conservação que dizem respeito à relação empregatícia que já contam com esse prazo, podem, via de regra, ser inutilizados, pois, em possível reclamatória o empregado só poderá discutir eventuais créditos trabalhistas dos últimos 05 (cinco) anos , a contar da data do ingresso da ação. Quanto ao segundo prazo, de 02 (dois) anos , esse terá início a contar da data da extinção do contrato de trabalho.
Administração Pública: Além da regra geral que se aplica ao direito individual trabalhista, ainda temos regras próprias de caráter administrativo. Assim, contamos com o prazo prescricional de 30 (trinta) anos para os documentos relacionados ao FGTS e 10 (dez) anos para os comprovantes de pagamento FINSOCIAL e PIS/PASEP, e comprovante de entrega da RAIS. A contagem desses prazos prescricionais tem início a partir da data de recolhimento.
=> Regras Excepcionais
Muito comuns nas situações de pendências judiciais ou administrativas, quando livros, documentos e papéis correlatos a processos judiciais devem ser guardados enquanto não prescritos os prazos de recursos destas ações.
Quanto aos prazos dessas ações, cuja prescrição é disciplinada pelo Código Civil Brasileiro (artigo 205 CC/2002 e seguintes), enquanto o prazo prescricional para a ação de cobrança do crédito tributário, é o mesmo que a Fazenda Pública tem para constituir e efetuar execução fiscal, ou seja, 05 (cinco) anos.
Na prática, outros eventos incidentais podem aumentar estes prazos: citação pessoal feita ao devedor; pelo protesto pela apresentação do título de crédito em juízo de inventário ou em concurso de credores; por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor. Bem como a falência (Lei nº 7.661/45, artigos 47 e 134).
COMPETÊNCIA FEDERAL
Trabalhista e Previdenciário
| Documento | Tempo de guarda | Início da contagem |
| Acordo de compensação de horas | 5 anos | Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho |
| Acordo de prorrogação de horas | 5 anos | Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho |
| Atestado de Saúde Ocupacional | Tempo de validade | |
| CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados | 36 meses | Primeiro dia do exercício seguinte |
| Carta com Pedido de Demissão | 5 anos | Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho |
| CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho | 10 anos | Primeiro dia do exercício seguinte |
| CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas | Indeterminado | |
| CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – processo eleitoral | 5 anos | Próximo processo eleitoral |
| COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF) | 5 anos | Data do recolhimento |
| Comprovante de entrega da GSP (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional | 10 anos | Primeiro dia do exercício seguinte |
| Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS | 10 anos | Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
| Comunicação do Aviso Prévio | 5 anos | Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho |
| Contrato de trabalho | Indeterminado | |
| DARF´s – PIS (Programa de Integração Social) | 10 anos | Data do recolhimento |
| Depósitos do FGTS | 30 anos | Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
| Documentos das entidades isentas de contribuição previdenciária (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício etc.)
Livro Diário |
10 anos
permanente |
Primeiro dia do exercício seguinte |
| Ficha de Acidente do Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual | 03 anos | Primeiro dia do exercício seguinte |
| FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social | 10 anos | Data do recolhimento |
| Folha de pagamento | 10 anos | Primeiro dia do exercício seguinte |
| GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social | 30 anos | Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
| GPS (Guia da Previdência Social) – original | 10 anos | Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
| GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical | 5 anos | Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
| GRE– Guia de Recolhimento do FGTS | 30 anos | Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
| GRFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social | 30 anos | Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
| Histórico clínico | 20 anos | Data da extinção do contrato de trabalho |
| Informações prestadas ao INSS | 10 anos | Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
| Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias
• Livro Diário • Livro Razão |
permanente
10 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
| Livro “Registro de Segurança” | Existência do equipamento | |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Indeterminado | |
| Livros ou fichas de Registro de Empregados | Indeterminado | |
| Livros, cartão ou fichas de ponto | 5 anos | Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho |
| Mapa de avaliação dos acidentes do trabalho (SESMT) | 5 anos | Data do comprovante de entrega |
| PIS-Programa de Integração Social – PASEP – Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público | 10 anos | Data do recolhimento |
| RAIS – Relação Anual de Informações Sociais | 10 anos | Data da entrega |
| RE – Relação de Empregados do FGTS | 30 anos | Primeiro dia do exercício seguinte |
| Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação | Indeterminado | |
| Recibo de entrega do vale-transporte | 5 anos | Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho |
| Recibos de pagamentos de férias | 10 anos | Primeiro dia do exercício seguinte |
| Recibos de pagamentos de salários | 10 anos | Primeiro dia do exercício seguinte |
| Recibos de pagamentos do 13º salário | 10 anos | Primeiro dia do exercício seguinte |
| Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual | Indeterminado | |
| Registros PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) | 20 anos | Planejamento anual seguinte |
| Salário-educação – documentos relacionados ao benefício | 10 anos | Primeiro dia do exercício seguinte |
| Salário-família – documentos relacionados ao benefício | 10 anos | Primeiro dia do exercício seguinte |
| SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social | 30 anos | Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
| Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa | 5 anos | Data da extinção do contrato de trabalho |
| Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho | 5 anos | Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho |
Comercial e Fiscal
| Documento | Tempo de guarda | Início da contagem |
| Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos) | 5 anos | Primeiro dia do exercício seguinte |
| Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc) | 5 anos | Data da emissão de seu parecer |
| Compensação mercantil | 20 anos | |
| Comprovantes da Escrituração (Notas Ficais e recibos) | 5 anos | Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
| Comprovantes de deduções do Imposto de Renda (despesas e receitas de projetos culturais, obras audiovisuais etc.) | 5 anos | Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
| Contrato de Seguros – informação de valores | 20 anos | Término da vigência |
| Contratos de seguros de bens – documentos originais | 5 anos | Término da vigência ou prazo prescricional, o que for maior |
| Contratos de seguros de pessoas – documentos originais | 20 anos | Término da vigência |
| Contratos Previdenciários Privados | 20 anos | Término da vigência |
| DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos | 5 anos | Primeiro dia do exercício seguinte |
| DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica | 5 anos | Primeiro dia do exercício seguinte |
| DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte | 5 anos | Data da entrega à SRF |
| Extinção das debêntures | 5 anos | Primeiro dia do exercício seguinte |
| Imposto de Renda – documentos relativos à declaração (geral) | 5 anos | Primeiro dia do exercício seguinte |
| Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração | 5 anos | Ocorrência do fato gerador, do primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
| Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial
• Livro Diário • Livro Razão |
5 anos
permanente 10 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
| Novação mercantil | 20 anos | |
| Pagamentos mercantis | 20 anos | |
| S/A – Títulos ou contratos de investimento coletivo | 8 anos | Primeiro dia do exercício seguinte |
| Títulos de capitalização – documentos originais | 20 anos | Término da vigência ou do resgate, o que for maior |
| Títulos de capitalização – informação de valores | 20 anos | Término da vigência |
COMPETÊNCIA ESTADUAL
Fiscal
| Documento | Tempo de guarda | Início da contagem |
| Bilhete de Passagem Aquaviário
Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem Bilhete de Passagem Ferroviário Bilhete de Passagem Rodoviário Conhecimento aéreo Conhecimento de Transporte Aquático de Cargas Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas Cupom Fiscal emitido por ECF Despacho de Transporte Manifesto de Carga Nota Fiscal de Serviço de Comunicação Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações Nota Fiscal de Serviço de Transporte Nota Fiscal de Venda a Consumidor Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A Nota Fiscal/Conta de energia elétrica Ordem de Coleta de Cargas Resumo de Movimento Diário |
Prescrição: 5 anos
Guarda: Indeterminado |
Primeiro dia do exercício seguinte |
| Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa | Prescrição: 5 anos
Guarda: Indeterminado |
Primeiro dia do exercício seguinte |
| Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP | Prescrição: 5 anos
Guarda: Indeterminado |
Primeiro dia do exercício seguinte |
| Livro de Registro de Entradas
Livro de Registro de Saídas Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque Livro de Registro do Selo Especial de Controle Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais Livro de Registro de Utilização de Docs Fiscais e Termos de Ocorrências Livro de Registro de Inventário Livro de Registro de Apuração do IPI Livro de Registro de Apuração do ICMS Livro de Movimento de Combustíveis, |
Prescrição: 5 anos
Guarda: Indeterminado |
Primeiro dia do exercício seguinte |
COMPETÊNCIA MUNICIPAL
Fiscal
| Documento | Tempo de guarda | Início da contagem |
| Documentos em geral
• Nota Fiscal de Serviço • Nota Fiscal –Fatura de Serviço |
Prescrição: 5 anos
Guarda: Indeterminado
|
Primeiro dia do exercício seguinte |
| Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados
Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais |
Prescrição: 5 anos
Guarda: Indeterminado |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Legislação Básica da Regra Geral
Os prazos de guarda e manutenção de documentos fiscais (esferas de competência federal, estadual ou municipal), via de regra, tem relação direta com a prescrição ou decadência do direito da administração pública em exigir impostos, taxas e tributos – momento de constituição do crédito tributário.
Quando, pela ação do tempo, surgem a prescrição (fim do direito de pleitear judicialmente) e/ou a decadência (fim do prazo determinado na norma), também vem a extinção do crédito tributário. Por essa razão, a responsabilidade na guarda e manutenção dos registros das pessoas (físicas ou jurídicas) é importante e uma obrigação.
Existem, basicamente, três dispositivos legais relacionados ao prazo de guarda da documentação comercial e fiscal, quais sejam:
a) O artigo 195 do Código Tributário Nacional, que determina que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os respectivos comprovantes dos lançamentos deverão ser considerados até o termo final de prescrição dos créditos tributários das operações a que se refiram.
b) O artigo 37 da Lei 9.430/1996 determina que os comprovantes de escrituração relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis futuros serão conservados até que a decadência do direito da Fazenda Nacional constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.
c) O artigo 4o do Decreto-Lei 486/1969 determina que o comerciante deve conservar em ordem enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes. Portanto muitos livros por serem também de natureza mercantil devem observar os prazos societários e da legislação comercial.
Tanto em âmbito fiscal, como tributário, os arquivos e documentos deverão ser apresentados ao órgão da administração pública competente, quando solicitado.
Por: Equipe ASTEYA