Prazos para a Guarda de Documentos

 

Por que temos a obrigação de guarda?

Pessoas Físicas e Jurídicas devem manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, de todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal ou prova de cumprimento de obrigações (contratuais ou públicas).

 

Quando começam a contar os prazos de guarda?

Embora exista na legislação vigente a regra geral para guarda de livros e documentos, prazos relativos a guarda de documentos previdenciários, comerciais e fiscais, são por vezes são conflitantes, e por outras omissas. Nossa indicação de prazos, abaixo sugeridas, não é definitivas – apenas uma sugestão baseada na prática contábil jurídica.

 

=> Regra geral

I) Comercial e fiscal: conforme o disposto no artigo 173 do Código Tributário Nacional, a Fazenda Pública conta com o prazo prescricional de 05 (cinco) anos , para constituir (lançamento em “Dívida Ativa”) e efetuar execução fiscal do crédito tributário:

  1. Desde o primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o crédito poderia ter sido constituído; ou
  2. Desde a data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, a constituição de crédito anteriormente efetuado.

II) Previdenciária: conforme o disposto na Lei nº 8.212/91, a forma de início de contagem é a mesma disciplinada pelo CTN (art. 173), mas o prazo prescricional da Previdência Social, que terá direito de apurar e constituir seus créditos, só se esgota em 10 (dez) anos .

III) Trabalhista

Direito Individual: O prazo de prescricional previsto é de 05 (cinco) anos para os trabalhadores rurais e urbanos, e com o limite de 02 (dois) anos para formalização de reclamação (artigo 11 da CLT).

A contagem do primeiro retroage, ou seja, os documentos pertinentes à guarda e conservação que dizem respeito à relação empregatícia que já contam com esse prazo, podem, via de regra, ser inutilizados, pois, em possível reclamatória o empregado só poderá discutir eventuais créditos trabalhistas dos últimos 05 (cinco) anos , a contar da data do ingresso da ação. Quanto ao segundo prazo, de 02 (dois) anos , esse terá início a contar da data da extinção do contrato de trabalho.

Administração Pública: Além da regra geral que se aplica ao direito individual trabalhista, ainda temos regras próprias de caráter administrativo. Assim, contamos com o prazo prescricional de 30 (trinta) anos para os documentos relacionados ao FGTS e 10 (dez) anos para os comprovantes de pagamento FINSOCIAL e PIS/PASEP, e comprovante de entrega da RAIS. A contagem desses prazos prescricionais tem início a partir da data de recolhimento.

 

=> Regras Excepcionais

Muito comuns nas situações de pendências judiciais ou administrativas, quando livros, documentos e papéis correlatos a processos judiciais devem ser guardados enquanto não prescritos os prazos de recursos destas ações.

Quanto aos prazos dessas ações, cuja prescrição é disciplinada pelo Código Civil Brasileiro (artigo 205 CC/2002 e seguintes), enquanto o prazo prescricional para a ação de cobrança do crédito tributário, é o mesmo que a Fazenda Pública tem para constituir e efetuar execução fiscal, ou seja, 05 (cinco) anos.

Na prática, outros eventos incidentais podem aumentar estes prazos: citação pessoal feita ao devedor; pelo protesto pela apresentação do título de crédito em juízo de inventário ou em concurso de credores; por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor. Bem como a falência (Lei nº 7.661/45, artigos 47 e 134).

 

 

COMPETÊNCIA FEDERAL

Trabalhista e Previdenciário

Documento Tempo de guarda Início da contagem
Acordo de compensação de horas 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho
Acordo de prorrogação de horas 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho
Atestado de Saúde Ocupacional Tempo de validade
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 36 meses Primeiro dia do exercício seguinte
Carta com Pedido de Demissão 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho
CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas Indeterminado
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – processo eleitoral 5 anos Próximo processo eleitoral
COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF) 5 anos Data do recolhimento
Comprovante de entrega da GSP (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Comunicação do Aviso Prévio 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho
Contrato de trabalho Indeterminado
DARF´s – PIS (Programa de Integração Social) 10 anos Data do recolhimento
Depósitos do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Documentos das entidades isentas de contribuição previdenciária (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstração de resultado do exercício etc.)

Livro Diário

10 anos

permanente

Primeiro dia do exercício seguinte
Ficha de Acidente do Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual 03 anos Primeiro dia do exercício seguinte
FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social 10 anos Data do recolhimento
Folha de pagamento 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte
GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
GPS (Guia da Previdência Social) – original 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
GRE– Guia de Recolhimento do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
GRFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Histórico clínico 20 anos Data da extinção do contrato de trabalho
Informações prestadas ao INSS 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias

• Livro Diário

• Livro Razão

permanente

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Livro “Registro de Segurança” Existência do equipamento
Livro de Inspeção do Trabalho Indeterminado
Livros ou fichas de Registro de Empregados Indeterminado
Livros, cartão ou fichas de ponto 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho
Mapa de avaliação dos acidentes do trabalho (SESMT) 5 anos Data do comprovante de entrega
PIS-Programa de Integração Social – PASEP – Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público 10 anos Data do recolhimento
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais 10 anos Data da entrega
RE – Relação de Empregados do FGTS 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação Indeterminado
Recibo de entrega do vale-transporte 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho
Recibos de pagamentos de férias 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Recibos de pagamentos de salários 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Recibos de pagamentos do 13º salário 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual Indeterminado
Registros PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) 20 anos Planejamento anual seguinte
Salário-educação – documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Salário-família – documentos relacionados ao benefício 10 anos Primeiro dia do exercício seguinte
SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social 30 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa 5 anos Data da extinção do contrato de trabalho
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho 5 anos Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho

 

Comercial e Fiscal

Documento Tempo de guarda Início da contagem
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc) 5 anos Data da emissão de seu parecer
Compensação mercantil 20 anos
Comprovantes da Escrituração (Notas Ficais e recibos) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Comprovantes de deduções do Imposto de Renda (despesas e receitas de projetos culturais, obras audiovisuais etc.) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Contrato de Seguros – informação de valores 20 anos Término da vigência
Contratos de seguros de bens – documentos originais 5 anos Término da vigência ou prazo prescricional, o que for maior
Contratos de seguros de pessoas – documentos originais 20 anos Término da vigência
Contratos Previdenciários Privados 20 anos Término da vigência
DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte
DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte
DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte 5 anos Data da entrega à SRF
Extinção das debêntures 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Imposto de Renda – documentos relativos à declaração (geral) 5 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração 5 anos Ocorrência do fato gerador, do primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial

• Livro Diário

• Livro Razão

5 anos

permanente

10 anos

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado
Novação mercantil 20 anos
Pagamentos mercantis 20 anos
S/A – Títulos ou contratos de investimento coletivo 8 anos Primeiro dia do exercício seguinte
Títulos de capitalização – documentos originais 20 anos Término da vigência ou do resgate, o que for maior
Títulos de capitalização – informação de valores 20 anos Término da vigência

 

COMPETÊNCIA ESTADUAL

Fiscal

Documento Tempo de guarda Início da contagem
Bilhete de Passagem Aquaviário

Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem

Bilhete de Passagem Ferroviário

Bilhete de Passagem Rodoviário

Conhecimento aéreo

Conhecimento de Transporte Aquático de Cargas

Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas

Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas

Cupom Fiscal emitido por ECF

Despacho de Transporte

Manifesto de Carga

Nota Fiscal de Serviço de Comunicação

Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações

Nota Fiscal de Serviço de Transporte

Nota Fiscal de Venda a Consumidor

Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A

Nota Fiscal/Conta de energia elétrica

Ordem de Coleta de Cargas

Resumo de Movimento Diário

Prescrição: 5 anos

Guarda: Indeterminado

Primeiro dia do exercício seguinte
Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa Prescrição: 5 anos

Guarda: Indeterminado

Primeiro dia do exercício seguinte
Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP Prescrição: 5 anos

Guarda: Indeterminado

Primeiro dia do exercício seguinte
Livro de Registro de Entradas

Livro de Registro de Saídas

Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque

Livro de Registro do Selo Especial de Controle

Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais

Livro de Registro de Utilização de Docs Fiscais e Termos de Ocorrências

Livro de Registro de Inventário

Livro de Registro de Apuração do IPI

Livro de Registro de Apuração do ICMS

Livro de Movimento de Combustíveis,

Prescrição: 5 anos

Guarda: Indeterminado

Primeiro dia do exercício seguinte

 

COMPETÊNCIA MUNICIPAL

Fiscal

Documento Tempo de guarda Início da contagem
Documentos em geral

• Nota Fiscal de Serviço

• Nota Fiscal –Fatura de Serviço

Prescrição: 5 anos

Guarda: Indeterminado

 

Primeiro dia do exercício seguinte
Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados

Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros

Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas

Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências

Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais

Prescrição: 5 anos

Guarda: Indeterminado

Primeiro dia do exercício seguinte

 

Legislação Básica da Regra Geral

Os prazos de guarda e manutenção de documentos fiscais (esferas de competência federal, estadual ou municipal), via de regra, tem relação direta com a prescrição ou decadência do direito da administração pública em exigir impostos, taxas e tributos – momento de constituição do crédito tributário.

Quando, pela ação do tempo, surgem a prescrição (fim do direito de pleitear judicialmente) e/ou a decadência (fim do prazo determinado na norma), também vem a extinção do crédito tributário. Por essa razão, a responsabilidade na guarda e manutenção dos registros das pessoas (físicas ou jurídicas) é importante e uma obrigação.

Existem, basicamente, três dispositivos legais relacionados ao prazo de guarda da documentação comercial e fiscal, quais sejam:

a) O artigo 195 do Código Tributário Nacional, que determina que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os respectivos comprovantes dos lançamentos deverão ser considerados até o termo final de prescrição dos créditos tributários das operações a que se refiram.

b) O artigo 37 da Lei 9.430/1996 determina que os comprovantes de escrituração relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis futuros serão conservados até que a decadência do direito da Fazenda Nacional constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios.

c) O artigo 4o do Decreto-Lei 486/1969 determina que o comerciante deve conservar em ordem enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes. Portanto muitos livros por serem também de natureza mercantil devem observar os prazos societários e da legislação comercial.

 

Tanto em âmbito fiscal, como tributário, os arquivos e documentos deverão ser apresentados ao órgão da administração pública competente, quando solicitado.

 

Por: Equipe ASTEYA

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